۵ گام برای مرتب کردن محیط کار

تقریبا بیشترِ ما، ساعات زیادی از عمرمان در محیط کار سپری می شود، و در آشفته بازار زندگی، تنها قلمروی تحت کنترل ما، همین مکانی است که در آن کار می کنیم.  با نظم دهی به محیط کار، حال و احوالامان نیز شفاف و مرتب می شود.

نظم درمحیط کار مانع از اتلاف انرژی می شود، برای انجام کارها دچار کمبود وقت نمی شویم، و با استرس کمتر در انجام کارها بهتر عمل می کنیم، و با حس و حال بهتری محل کار را ترک می کنیم.

اغلب ما از منظم و مرتب کردن محل کارمان شانه خالی می کنیم، فقط به این دلیل که  نمی دانیم از کجا باید شروع کنیم میز کار بهترین گزینه برای شروع است، چون میز کار کاملا تحت اختیار ماست و دسترسی به آن از هر جای دیگر راحتتر است، به علاوه اینکه ظرف چند ساعت منظم و مرتب خواهد شد.با این ۵ گام خیلی راحت میتوانید محیط کارتان را سر و سامان دهید.


۱٫همه چیز را دسته‌بندی کنید.

مرتب سازی را با تشکیل ۳ دسته شروع کنید و هر چیزی را در یکی از این ۳ دسته جای دهید:

  1. دور ریختنی ها: هر چیز غیرلازم را که دیگر مورد استفاده نیست در این دسته قرار دهید، مثلا تمام خودکارهایتان را امتحان کرده و آنهایی که جوهرشان تمام شده را دور بریزید.
  2. آرشیوی ها: چیزهایی را که مهم یا باارزش هستند اما دائما مورد استفاده نیستند، ولی هرجند وقت یکبار حتما لازمشان دارید را در دسته آرشیوی ها قرار دهید. مثل اسناد  و مدارک مهمی که نباید دم دست باشند ولی باید در جایی مطمئن نگهداری شوند.
  3. ضروری ها: چیزهایی که مدام موردنیازتان هستند و باید در دسترستان باشند نیز در این دسته جای خواهند گرفت.

با این دسته بندی ۳ گانه خواهید دید که چه حجمی عظیمی از کاغذ و وسایل را مدت های زیادی است که بیهوده نگه داشتید و چه چیزهایی ضروری که بارها لازمشان داشتید اما موفق نشدید آنها را پیدا کنید.

۲٫ مشابه‌ها را کنارهم  قرار دهید.

چیزهایی که از نظر ظاهری و کاربردی شبیه بهم هستند، را در کنار هم و در یک جا نگهداری کنید. برای این کار می توانید از جعبه های  بایگانی مدارک استفاده کنید و بعد با انتخاب یک عنوان، فهرست لوازم و مدارک داخل جعبه را روی کاغذ نوشته و در کاور پلاستیکی گذاشته و روی جعبه بچسبانید یا درون جعبه قراردهید. همینطور مجلات، کاتالوگ ها یا بروشورها را باهم در یک جامجله ایقرار دهید. خودکارها و ماژیک و مدادها را در جاقلمی ها کنارهم بگذارید.

با این کار هم امکان دسترسی به آنها راحتتر و سریع تر میشود و هم اینکه محل کارتان تمیز و زیباتر میشود.

۳٫ براساس میزان استفاده، جای هر چیز را تعیین کنید.

برای دسته بندی مرتب تر و دقیق تر، لوازمی که همیشه موردنیاز هستند باید دم دست باشند. کارشناسان طراحی داخلی معتقدند که فاصله وسایل از میزکار باید براساس دفعات استفاده از آنها در روز، هفته و بعد ماه باشد.

مثلا وسایل و مدارک که هر روز ازشان استفاده می کنید را در کازیه بگذارید، و آنهایی که هفتگی یا ماهانه استفاده می کنید را در جعبه ها، قفسه ها و یا کمدهای بایگانی قرار دهید.

۴٫فضای دیجیتال را مرتب کنید.

علاوه بر منظم و مرتب کردن محیط پیرامون خود، خیلی از اطلاعات و اسناد کاری به صورت دیجیتالی ثبت و نگهداری میشوند. دسته بندی ۳ گانه: دورریختنی ها، آرشیوی ها، ضروری ها را برای مدارک و اسناد دیجیتالی نیز اعمال کنید. بعضی از ایمیل ها، بوک مارک ها، دانلودها، نرم افزارها فقط باید دورریخته شده، برخی را باید در یک فایل یا داریوی آرشیو کرد و بعضی نرم افزار و فایل ها را باید روی دسکتاپ در دسترستان باشند.

پس هرجند وقت یکبار فضای دیجیتالی تان را نیز مرتب و منظم کنید.

۵٫ ذهنتان را مرتب کنید.

بعد از منظم و مرتب کردن فضای فیزیکی و دیجیتالی محل کارتان، باید افکار و اهداف و وظایفتان را نیز از آشفتگی و بهم ریختگی درآورده و مرتب و شفاف کنید.

یک دفترچه یادداشت انتخاب کنید، که دوستش داشته باشید وکارها و برنامه ها و اهدافتان را در آن یادداشت کنید، بعد به ترتیب الویت و اهمیت آنها را لیست کنید. اگر دفترچه کلاسوری باشد، می توانید آنها را از دفتر خارج کرده و جایی بچسبانید که در معرض دیدتان باشد.

همچنین قرارملاقات ها، جلسات و هر مناسبت مهم دیگری را روی تقویم مشخص کنید و طبق برنامه کارهایتان را پیش ببرید.

 

حالا دیگر هر چیز تمیز و مرتب در جای مشخصی قرار گرفته است. فقط کافی است که این نظم و زیبایی را حفظ کنید و هر چیزی را پس از استفاده سرجایش بگذارید، تا همه کارها بدون فشار و استرس و با آسودگی خیال  طبق روال و برنامه انجام شوند.

منبع:سهند ایران

پاسخی بگذارید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *